L’e-procurement est une expression anglo-saxonne désormais très utilisée en France en entreprise. Les mots « électronique » et « approvisionnement » sont combinés pour former ce terme. On pourrait littéralement l’appeler en français « approvisionnement électronique ». Cependant, l’expression « système d’approvisionnement numérique » est plus couramment utilisée.
Ce mot est le plus souvent utilisé dans les services d’achat des entreprises B2B.
Définition de l’e-procurement
Quelle est la définition de l’e-procurement ? En termes simples, il s’agit de tirer parti des outils numériques pour rationaliser les opérations d’achat de toute entreprise.
En général, une entreprise qui a mis en place l’approvisionnement électronique procède comme suit :
- Elle effectue un achat en utilisant une plateforme en ligne avec un nombre limité de fournisseurs. Lors d’un précédent appel d’offres, les tarifs de ces fournisseurs avaient déjà été négociés. Cette étape qui permet d’accéder à un catalogue de fournisseurs et ou prestataires de services est cruciale car elle facilite la rationalisation des achats tout en incluant la direction de l’entreprise dans le processus de choix.
- Le jour convenu, la commande est passée et le service commence.
- Suite à cet achat, une facture est générée automatiquement. Grâce à une interface partagée, le département Comptable et Finance de l’entreprise y a un accès direct.
Pour répondre aux problèmes de chacune de ces étapes, diverses technologies sont déjà disponibles. De nombreuses étapes du processus d’achat peuvent être centralisées à l’aide de systèmes plus complets, tels que les solutions Source-to-Pay ou Procure-to-Pay.
Quels sont les départements d’une entreprise responsables de l’approvisionnement électronique ?
De toute évidence, l’équipe chargée des achats est la plus importante. De nombreux salariés peuvent ensuite être impliquées, comme le responsable de l’informatique, qui peut faire le choix de son prestataire indépendant en fonction d’un besoin de compétences. Il peut aussi s’agir d’un chef de projet dans une industrie dépendante des matières premières.
L’équipe chargée des finances et du service comptable est la dernière équipe impliquée. Elle se trouve à la fin de la chaîne et doit traiter toutes les factures qui lui parviennent.
Les avantages de l’approvisionnement électronique
Il existe très peu d’entreprises qui n’ont pas mis en place une stratégie d’approvisionnement électronique aujourd’hui. Le service des achats n’a pas échappé à la numérisation des entreprises qui a débuté au début du XXIe siècle.
Les entreprises bénéficient de l’approvisionnement électronique de diverses manières :
- Économiser de l’argent : La numérisation permet aux entreprises de garder une trace de leurs achats et d’éviter les sur-achats. En outre, la numérisation des achats permet de réaliser des économies. Une transaction standard nécessite, en effet, l’envoi de courrier, ainsi que de multiples allers-retours de papier. Toutes ces dépenses mineures peuvent facilement s’additionner à une échelle massive.
- Gain de temps : Le fait d’automatiser toutes les étapes, de la sélection des fournisseurs à la facturation, est un gain de temps considérable pour de nombreux départements de votre organisation.
- Évitez de faire des erreurs lors des commandes ou sur les contrats : Il n’est pas nécessaire de traiter les bons de commande et les contrats à la main. La numérisation de ces derniers permet une standardisation, ce qui aide votre entreprise à minimiser au maximum les erreurs humaines.
Les places de marché en freelance sont-elles les prochaines options d’approvisionnement électronique pour l’achat de propriété intellectuelle ?
De nombreuses entreprises proposent des outils numériques pour numériser vos achats. En revanche, avec l’essor des plateformes de freelances et l’utilisation accrue des services intellectuels, de nouvelles entreprises entrent sur le marché des solutions d’approvisionnement électronique : les plateformes d’autoentrepreneur.
En quelques clics seulement, les entreprises peuvent accéder à une base de données de prestataires de services freelances grâce à ces plateformes. Les contrats, la facturation et le paiement sont souvent traités directement sur le site. En fonction de l’avancement du projet, des notifications en temps réel sont envoyées à chaque partie prenante.
En fonction de l’expertise nécessaire, les tarifs peuvent même être négociés entre la plateforme et le service achat de l’entreprise cliente.
Ces systèmes vous permettent de rationaliser vos achats et, par conséquent, d’entrer dans l’ère de l’e-procurement.
