E-procurement : tout ce que vous devez savoir sur l’approvisionnement électronique

approvisionnement électronique

Les entreprises cherchent de plus en plus à optimiser le processus d’achat entre elles et leurs fournisseurs. Elles s’appuient pour cela sur des solutions de dématérialisation des processus transactionnels, comme l’e-procurement. Qu’est-ce que l’e-procurement ?

Définition et caractéristiques de l’e-procurement

L’e-procurement est un ensemble de solutions visant à numériser le processus transactionnel entre les entreprises et leurs fournisseurs. Il s’agit de l’utilisation d’une plateforme électronique pour gérer les acquisitions, les achats et l’approvisionnement d’une entreprise. L’approvisionnement électronique est unique en ce qu’il ne s’applique qu’à l’approvisionnement des entreprises, et donc au marché B2B. Par conséquent, toute destination privée est exclue.

Par ailleurs, il faut savoir que l’e-procurement s’adresse à plusieurs types d’acteurs au sein d’une organisation. Le service des achats est chargé de définir et d’optimiser les processus d’achat, et l’approbateur est chargé de valider les commandes. La présence de l’approbateur implique que les utilisateurs finaux qui passent les commandes sont également présents. Enfin, les départements des finances et de la comptabilité sont impliqués. Ils préparent en effet les factures et effectuent les paiements.

En pratique, l’e-procurement

Les plateformes électroniques utilisées dans la mise en œuvre de l’e-procurement permettent d’automatiser tout ou partie du processus Procure to Pay (P2P), qui se décompose en trois parties.

La première étape consiste à choisir un produit. Le service des achats dispose d’une vue d’ensemble des offres et sélectionne les produits utiles via les catalogues ou les sites B2B des fournisseurs. Vient ensuite la partie où les commandes sont envoyées. Après la sélection, la commande est transmise automatiquement au fournisseur. L’entreprise reçoit alors une facture PDF pour sa commande, qu’elle paie soit directement, soit par affacturage. C’est la dernière phase du processus.

La distinction entre l’e-procurement et l’e-buying, comme on l’appelle habituellement, est l’automatisation des opérations d’achat spécifiques de l’entreprise. De même, si l’approvisionnement électronique peut sembler similaire aux plateformes de commerce électronique, il n’en est rien. La gestion des achats dépend en fait de la stratégie commerciale, qui permet l’intégration d’un flux d’achats. Les fonctionnalités de gestion d’entreprise déterminent ce flux de travail.

Les avantages de l’approvisionnement électronique

L’approvisionnement électronique présente des avantages indiscutables du point de vue de l’entreprise ou du fournisseur. Tout d’abord, il permet de rationaliser le processus d’achat. En effet, l’approvisionnement électronique automatise les procédures fastidieuses telles que la recherche et la comparaison des offres.

L’e-procurement permet à l’entreprise de gagner du temps. L’e-procurement réduit le temps nécessaire à l’envoi d’une commande en éliminant les formalités administratives. La commande est facturée dès qu’elle est validée. Les délais de livraison sont donc réduits. De plus, par rapport à l’approvisionnement traditionnel, la dématérialisation du processus d’achat permet à l’organisation de faire des économies.

En effet, le nombre de personnes nécessaires à l’e-procurement est bien moindre. Alors qu’un processus classique coûte en moyenne 95 euros à l’entreprise, l’e-procurement ne coûte qu’environ 20 euros en tout. La distinction est évidente. C’est aussi une technique qui permet d’améliorer le contrôle des processus, grâce à un système de rapports et à la consolidation des données. En outre, la transparence est au rendez-vous, puisque les descriptions de produits et les catalogues sont régulièrement mis à jour.